Visibilidad sobre autorizaciones y plazos sin el coste de un RIM empresarial

Un fabricante farmacéutico necesitaba una forma más eficiente de gestionar autorizaciones, documentación regulatoria, renovaciones y preparación de auditorías.

El equipo trabajaba con información repartida entre hojas de cálculo, carpetas compartidas y distintos sistemas documentales en la nube. Esto dificultaba tener una visión general y actualizada del estado de cada producto, de sus autorizaciones asociadas, de la documentación vigente y de los próximos plazos regulatorios.

Nuestro objetivo era ayudarles a centralizar la información en una plataforma operativa adaptada a la forma de trabajar del equipo, sin asumir la complejidad de un RIM empresarial.

El problema

En asuntos regulatorios, cada producto y cada autorización genera su propio conjunto de plazos, documentos y actualizaciones: renovaciones, variaciones, cambios normativos, respuestas pendientes y revisiones internas.

El seguimiento exigía un esfuerzo de coordinación elevado. El estado de cada expediente dependía de comprobaciones manuales, y buena parte del conocimiento vivía en la cabeza de personas concretas, no en un sistema compartido.

El problema no era solo almacenar documentos, sino poder identificar rápidamente qué información estaba vigente, dónde estaba vinculada y quién era responsable de cada paso.

Cuando llegaba una revisión interna, una auditoría de calidad, una solicitud de información o una preparación regulatoria, el equipo tenía que reconstruir parte del contexto manualmente: buscar en hojas de cálculo, comprobar carpetas, confirmar versiones y validar estados con distintas personas. Esto aumentaba el riesgo de errores, las tareas duplicadas y retrasos para todo el equipo.

La solución

Implementamos una plataforma centralizada construida en torno a lo que el equipo maneja en su día a día: productos, autorizaciones, documentos, responsables y plazos, todo conectado y con una visibilidad global para los líderes del equipo.

Cada documento quedó vinculado a su autorización y a su producto, de modo que desde un registro se llega directamente a la versión vigente del expediente y a su estado. Lo que ya funcionaba en la nube se mantuvo donde tenía sentido. La plataforma no obligaba al equipo a adaptarse a una herramienta rígida; se diseñó alrededor de su forma real de trabajar.

Con esa base añadimos funcionalidades clave: acceso por roles definidos y para equipos específicos, flujos de revisión y validación, y alertas automáticas cuando se acerca una renovación, vence un plazo o falta un documento en un expediente.

Lo construimos en tres meses, del análisis inicial al despliegue. Y, sobre todo, el equipo mantiene el control: puede ajustar campos, vistas y alertas, y hacer evolucionar la plataforma por su cuenta, sin depender de desarrollo para cada cambio.

El resultado

El equipo dejó de depender del mantenimiento manual de hojas de cálculo y del conocimiento disperso entre distintas personas. La información pasó a estar disponible y actualizada en un solo lugar, reduciendo de forma significativa el tiempo de gestión del equipo y el riesgo de errores humanos.

Con el nuevo sistema, el seguimiento de renovaciones y plazos críticos dejó de depender de comprobaciones manuales continuas. El equipo mantiene la misma disciplina regulatoria con menos fricción operativa, más visibilidad compartida y menos presión en los momentos de mayor carga.

En lugar de implantar un RIM empresarial completo como Veeva, la solución se diseñó alrededor de las tareas más relevantes y sensibles para el equipo: trazabilidad, visibilidad y control del seguimiento regulatorio con un sistema que crece a medida que crecen las necesidades del equipo.